Gestión documental y flujos digitales

Olvida el papel, gana tiempo y orden con documentos digitales

Contenido

¿Por qué este tema es clave?

En muchas PyMEs, la gestión de documentos en papel o archivos desordenados genera pérdida de tiempo, errores y duplicidad. La digitalización y automatización de flujos documentales permiten que la información circule rápido y seguro.

Un proceso documental bien organizado reduce errores, acelera decisiones y mejora la colaboración.

¿Qué es la gestión documental digital?

Es el conjunto de prácticas y herramientas que permiten almacenar, organizar, compartir y controlar documentos e información en formato digital.

Incluye:

  • Digitalización de documentos físicos

  • Uso de plataformas en la nube para almacenamiento

  • Control de versiones y accesos

  • Automatización de flujos de aprobación y revisión

Beneficios para una PyME

  • Acceso inmediato a la información desde cualquier lugar

  • Menor uso de papel y reducción de costos

  • Seguridad y respaldo automático de documentos

  • Evita pérdida o extravío de archivos importantes

  • Mejora la colaboración interna y con clientes/proveedores

Cómo implementar una gestión documental efectiva

  • Digitaliza documentos clave: facturas, contratos, órdenes de compra.

  • Usa una plataforma en la nube: Google Drive, OneDrive, Dropbox o sistemas especializados.

  • Define flujos de aprobación claros y automatizados cuando sea posible.

  • Organiza carpetas y archivos con nombres y fechas claras.

  • Controla quién tiene acceso y qué puede modificar.

  • Haz respaldos y revisiones periódicas para mantener la integridad.

Ejemplo práctico

Una PyME de construcción tenía que buscar papeles firmados en distintos lugares para aprobar órdenes. Implementó Google Drive con carpetas compartidas y formularios que notifican automáticamente al responsable.

Resultado: aprobación en la mitad de tiempo y menos errores.

Herramientas útiles para la gestión documental

  • Google Drive, OneDrive o Dropbox: almacenamiento y colaboración

  • DocuSign o Adobe Sign: firmas electrónicas seguras

  • Trello, Asana o Notion: para gestionar tareas y aprobaciones

  • Microsoft Power Automate / Zapier: automatización de flujos documentales

  • Evernote / Notion: para tomar y organizar notas digitales

Digitalizar y automatizar la gestión documental es un paso clave para que una PyME gane eficiencia, seguridad y control.

Menos papel y más orden significa menos errores y mejores resultados.

Gestión PyME

Formación y actualización continua para colaboradores no técnicos en Ciberseguridad

Copiright 2025 ©Coprom Spa